מה הופך מיטאפ עסקי בטבע לחוויה מקצועית ומגבשת?

חברות רבות מחפשות להפגיש בין העובדים שלהם מחוץ למשרד, לשבור שגרה וליצור אינטראקציה במרחב אחר באווירה אחרת.
בשנים האחרונות הקונספט של מיטאפ (meetup) עסקי בטבע הפך לפופולארי במיוחד לארגונים שמחפשים חוויה מגבשת שמשלבת בין פעילות חברתית למפגש עסקי.
בחוות דרך ארץ, גן אירועים בטבע בשפלת יהודה שמארח אירועי חברה ומפגשים עסקיים כבר למעלה מעשור, מכירים מקרוב את הנוסחה שעושה את ההבדל ומציעים את התשתית המבוקשת לסגנון כזה של אירוע.
אם גם אתם מתעניינים במפגש כזה לחברה שלכם, לפניכם המרכיבים המרכזיים שהופכים מיטאפ (meetup) עסקי בטבע למפגש שמשלב מקצועיות עם גיבוש אמית, וכל מה שכדאי לבדוק לפני שמפיקים אותו:

איך הסביבה הפתוחה משנה את הדינמיקה

מפגש מוצלח כמו כזה שמתקיים במתחם של deretz מתחיל בלוקיישן הנכון. במרחב פתוח אין היררכיה או ריחוק שיש לפעמים בישיבה בחדר ישיבות סביב שולחן ישיבות.
כמו כן, הירוק, השקט והאוויר הפתוח מסייעים להפחית מתח וכשאנשים רגועים יותר הם נוטים להיות פתוחים יותר לרעיונות חדשים ולשיתוף פעולה.
שינוי הסביבה גם מנתק את המשתתפים מהגירויים המוכרים של המסך והטלפון, מה שמפנה מקום לחשיבה יצירתית ולשיחות עומק.
זו הסיבה שלפעמים מיטאפ (meetup) עסקי בטבע מצליח לעיתים לייצר בשעתיים מה שלא קרה בחודשים של ישיבות במשרד. 

שילוב מנצח בין חוויה חברתית למפגש עסקי

התוכנית של המיטאפ היא קריטית כאשר כדאי לקבוע את המפגש לשעות היום כשהקשב עוד גבוה ולשמור על סשנים קצרים וממוקדים. אפשר לשלב פעילויות חברתיות בצורת מינגלינג לצד תוכנית מסודרת של הרצאות, הדרכות, משחקי תפקידים, סימולציה ועוד.
חשוב מאוד לשלב גם חוויה קולינרית כי ארוחה משובחת ומשותפת בחיק הטבע יוצרת הזדמנות טבעית לשיחה ומשדרגת מאוד את ההנאה מהמפגש.  

מה חשוב לתכנן מראש

כדי שהיום יעבוד, התכנון המוקדם הוא שקובע. בדקו מראש את התשתית הטכנית של המקום כי גם במרחב פתוח נדרשים סאונד תקין, אפשרות הקרנה וחיבורי חשמל כדי שהחלק המקצועי יעבור חלק. שימו לב לגמישות מול מזג האוויר וודאו שקיים מענה מקורה או מוצל, כדי שהמפגש לא ייפגע בעונות המעבר.
חשבו גם על הנגישות, על החניה ועל אפשרות ההסעה המרוכזת, מכיוון שהגעה נוחה משפיעה על מצב הרוח עוד לפני שהיום התחיל.
בכל הנוגע לפעילויות הגיבוש, בחרו כאלה שמחזקות שיתוף פעולה ותקשורת ולא כאלה שיוצרות תחרות מיותרת או אי נוחות פיזית, כך שכל המשתתפים ירגישו חלק.
מומלץ לבחור מקום שמציע ליווי הפקה מקצועי, שכן צוות מנוסה יודע לתזמן את המעברים בין החלקים ולשמור על זרימה נכונה של היום. מי שמחפש מקום שמתמחה בכך יכול לפנות לגן אירועים בטבע מוביל ואמין כמו Derech Eretz שמארח כנסים, ימי גיבוש ומפגשים עסקיים בלב שמורת טבע במרחק נסיעה קצר מהמרכז. 

שאלות ותשובות על מיטאפ בטבע

אילו פעילויות גיבוש מתאימות למפגש עסקי בטבע?
עדיף פעילויות שמחייבות שיתוף פעולה ותקשורת כמו אתגרי צוות, סדנאות או משימות משותפות בקבוצות קטנות. כדאי להימנע מפעילויות תחרותיות מדי או תובעניות פיזית שעלולות להוציא חלק מהמשתתפים מהמשחק.

מה עושים אם מזג האוויר לא משתף פעולה?
כדאי לבחור מקום שמציע מענה מקורה או מוצל לצד המרחב הפתוח, כך שאפשר לעבור פנימה בלי לבטל. בררו מראש מה החלופה ואיך היא משפיעה על לוח הזמנים.

כמה זמן מראש כדאי להתחיל לתכנן מיטאפ עסקי?
מומלץ להתחיל מוקדם ככל שניתן, במיוחד לתאריכים מבוקשים. תכנון מוקדם מאפשר לתאם ספקים, לבנות את מבנה היום בנחת ולוודא שהתשתית הטכנית עונה על הצרכים.